📦 Cómo implementar inventario cíclico en POS Time para controlar pérdidas y mantener tu stock preciso
- Ing. Marcos De la Cuesta
- hace 5 días
- 3 Min. de lectura
El inventario cíclico en POS Time
El inventario es uno de los pilares que más afecta la rentabilidad de un parque infantil, jump park o centro de entretenimiento.El problema es que la mayoría solo realiza inventarios anuales o semestrales, lo cual provoca:
⚠️ Diferencias constantes en cortes
⚠️ Productos perdidos o no registrados
⚠️ Robos hormiga difíciles de detectar
⚠️ Compras innecesarias
⚠️ Sustos al final del mes por faltantes
Pero existe un método fácil, rápido y continuo que soluciona todo esto:
👉 El inventario cíclico.
Es el sistema preferido por negocios profesionales porque permite mantener un inventario siempre sano, sin detener la operación y sin dedicar un día completo al conteo.
A continuación, te explico cómo funciona y cómo usarlo correctamente dentro de POS Time.
🔹 1. ¿Qué es el inventario cíclico?
El inventario cíclico es un método de conteo parcial y periódico que revisa solo una parte de los productos en cada sesión, en lugar de contar todo el inventario completo de una sola vez.
Su objetivo principal es:
✔ Mantener cantidades exactas
✔ Detectar errores rápidamente
✔ Reducir pérdidas por fugas o malas prácticas
✔ Mantener el stock actualizado sin interrumpir la operación
Es un método continuo, mucho más eficiente y confiable que el inventario completo tradicional.
🔹 2. Características principales del inventario cíclico
• Conteo periódico y parcial
Se eligen grupos de productos para contarlos en diferentes momentos del mes.
• Menos disruptivo
No requiere cerrar áreas, detener ventas ni parar actividades.
• Mayor precisión
Mantiene el inventario exacto semana a semana.
• Detección temprana de problemas
Puedes identificar robos hormiga, errores de captura, fallas en traspasos o consumo no registrado.
• Optimiza compras y abastecimiento
Si conoces tus existencias reales, compras exactamente lo que necesitas.
🔹 3. Métodos comunes de inventario cíclico
✔ ABC (Pareto)
A = alta rotación → revisar semanalmente
B = rotación media → revisar mensual
C = baja rotación → revisar trimestral
✔ Por grupos
Agrupas tu inventario (bebidas, snacks, tienda, desechables, limpieza, etc.).Revisas 1 grupo por semana.
✔ Aleatorio
Seleccionas 5–10 productos al azar para validar existencias cada semana.
🔹 4. Cómo hacer inventario cíclico dentro de POS Time
1️⃣ Entra al módulo Inventario
2️⃣ Filtra solo artículos activos
3️⃣ Haz clic en Buscar
4️⃣ Exporta a Excel
Esto te generará el catálogo completo de productos.
Pero para el inventario cíclico solo usarás estas columnas:
A | B | C | D | E | F | G | H |
Id | Artículo | Contable | Fecha | Cantidad Física | Cantidad Sistema | Entradas | Salidas |
Luego agrega:
📌 Fórmulas esenciales
En G2 (Entradas):
=SI(E2>F2,E2-F2,0)
En H2 (Salidas):
=SI(E2<F2,F2-E2,0)
Muy importante:NO muestres a quien contará la cantidad del sistema antes del conteo.Debe ser un conteo real para que sea confiable.
📌 Formato recomendado
Usa “Dar formato como tabla” en Excel y filtra únicamente artículos contables (productos físicos).
🔹 5. Cómo mantener el ciclo correctamente
1️⃣ Guarda el archivo con la fecha del conteo cíclico
2️⃣ En el próximo ciclo, duplica el archivo
3️⃣ Mantén la fecha anterior para saber cuándo fue revisado cada producto
4️⃣ Realiza conteos periódicos por grupos
5️⃣ Da prioridad a los productos con más tiempo sin validar
6️⃣ Ajusta con evidencia (foto, motivo y firma)
📅 ¿Cuántos productos revisar por semana?
50 productos: 5 por semana
200 productos: 10 por semana
400 productos: 20 por semana
Lo ideal es “darle la vuelta” al inventario completo cada 1 o 3 meses.
🔹 6. Beneficios directos para tu negocio
✔ Reducción de pérdidas por productos desaparecidos
✔ Compras precisas (menos gasto innecesario)
✔ Mejor rotación de inventario
✔ Evita caducidades o productos olvidados
✔ Menos diferencias en cortes
✔ Operación más profesional
✔ Auditorías internas más rápidas y claras
El inventario cíclico es un sistema que te ahorra dinero, tiempo y dolores de cabeza.
🚀 Conclusión
Un inventario completo una vez al año no es suficiente para un negocio que depende del control de productos para operar correctamente.
El inventario cíclico te permite:
Detectar errores rápidamente
Mantener existencias confiables
Evitar pérdidas
Tomar mejores decisiones
Operar como una empresa profesional
POS Time facilita este proceso exportando tu inventario, permitiendo validar cantidades, ajustar movimientos y mantener histórico de revisiones de forma simple y organizada.
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Te enseño cómo implementar inventario cíclico dentro de POS Time para mantener tu inventario siempre bajo control:
@ingmarcosdelacuesta
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